{"id":3011,"date":"2023-05-29T18:02:59","date_gmt":"2023-05-29T18:02:59","guid":{"rendered":"http:\/\/octopusworldwide.com\/?p=3011"},"modified":"2024-07-01T08:01:13","modified_gmt":"2024-07-01T08:01:13","slug":"maximizing-the-value-of-monitoring-and-evaluation-reports-navigating-responsibility-and-utilization","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/octopusworldwide.com\/fr\/maximizing-the-value-of-monitoring-and-evaluation-reports-navigating-responsibility-and-utilization\/","title":{"rendered":"Maximiser la valeur des rapports de suivi et d'\u00e9valuation"},"content":{"rendered":"
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Imaginez ce sc\u00e9nario.\u00a0<\/b><\/span><\/p>

L'\u00e9quipe d'\u00e9valuation vient d'achever une mission exceptionnellement difficile. Apr\u00e8s des semaines de planification, de pr\u00e9paration, de collecte de donn\u00e9es et d'analyse, elle a finalis\u00e9 son rapport de deux cents pages, accompagn\u00e9 de tableaux, de figures et d'annexes. Leurs analyses approfondies ont permis de d\u00e9couvrir des informations longtemps ignor\u00e9es sur la valeur sociale du projet et de formuler des recommandations fond\u00e9es sur des donn\u00e9es probantes pour permettre \u00e0 l'organisation d'aller de l'avant. Satisfaite de son travail, l'\u00e9quipe envoie le produit final \u00e0 son partenaire. L'\u00e9quipe de consultants est pay\u00e9e, quelques parties prenantes cl\u00e9s jettent un coup d'\u0153il au r\u00e9sum\u00e9 et le rapport est class\u00e9 - pour \u00eatre oubli\u00e9.\u00a0<\/span><\/p>

\u00a0<\/b>La perte de temps et de ressources d\u00e9crite dans l'exemple ci-dessus est trop fr\u00e9quente dans le domaine du suivi et de l'\u00e9valuation. M\u00eame la m\u00e9thodologie la plus compl\u00e8te et les r\u00e9sultats les plus novateurs n'ont aucun sens si le rapport est ignor\u00e9 par les utilisateurs et les participants vis\u00e9s. En fait, ce manque de suivi des rapports de consultation peut entra\u00eener une baisse de la valeur per\u00e7ue des futures missions de consultation et de la participation des parties prenantes, ces derni\u00e8res devenant sceptiques quant aux avantages de tels projets. Dans le m\u00eame temps, l'organisation a gaspill\u00e9 des ressources, manqu\u00e9 des opportunit\u00e9s de croissance et d'am\u00e9lioration, ignor\u00e9 des d\u00e9fis programmatiques potentiels et perdu une occasion d'accro\u00eetre la satisfaction des parties prenantes. Tant du point de vue de l'organisation que de celui des consultants, ce sc\u00e9nario est perdant.\u00a0<\/span><\/p>

\u00a0<\/b>Alors, qui est responsable de l'utilisation, le consultant ou l'organisation contractante ?\u00a0<\/span><\/p>

\u00a0<\/b>La responsabilit\u00e9 de l'utilisation est partag\u00e9e entre le consultant et l'organisation. En premier lieu, il incombe \u00e0 l'organisation de cr\u00e9er une culture qui valorise les r\u00e9sultats de l'\u00e9valuation, utilise les rapports de mani\u00e8re strat\u00e9gique pour apprendre et s'adapter, et cr\u00e9e des syst\u00e8mes pour garantir que les rapports sont utilis\u00e9s comme pr\u00e9vu. Le d\u00e9veloppement de ce type de culture commence d\u00e8s le processus de planification strat\u00e9gique et la conception de programmes qui clarifient la mani\u00e8re dont les conclusions des rapports seront utilis\u00e9es et les m\u00e9canismes sp\u00e9cifiques de suivi de ces rapports. Ainsi, m\u00eame si l'organisation est confront\u00e9e \u00e0 des d\u00e9fis susceptibles de perturber la culture organisationnelle, comme la rotation du personnel, l'engagement en faveur de l'apprentissage organisationnel et du suivi est int\u00e9gr\u00e9 dans le syst\u00e8me. Un engagement interne en faveur de l'utilisation doit \u00eatre pris avant et pendant les projets d'\u00e9valuation, notamment en identifiant clairement les utilisateurs pr\u00e9vus dans les termes de r\u00e9f\u00e9rence et en assurant la coordination avec le consultant pendant le projet.\u00a0<\/span><\/p>

Lorsqu'une organisation est bien \u00e9quip\u00e9e pour utiliser les r\u00e9sultats d'une mission de conseil, il devient de la seule responsabilit\u00e9 du consultant de produire un document qui sera utile. Les r\u00e9sultats doivent \u00eatre pr\u00e9sent\u00e9s de mani\u00e8re claire et adapt\u00e9e aux besoins des utilisateurs finaux, qu'il s'agisse du gestionnaire du projet, des donateurs ou des participants au projet. Les informations contenues dans le rapport n'ont de valeur que dans la mesure o\u00f9 elles r\u00e9pondent aux besoins de l'organisation, refl\u00e8tent les id\u00e9es des parties prenantes et sont compr\u00e9hensibles pour ces utilisateurs, tout en sugg\u00e9rant des strat\u00e9gies claires et r\u00e9alisables pour le suivi. Un exemple qui est r\u00e9cemment devenu viral sur l'internet est le concept de design \"fou\" derri\u00e8re l'ancien logo Pepsi, qui comprend des \"preuves\" pour le concept de design enracin\u00e9 dans les couches et les champs magn\u00e9tiques de la terre, le design de la Joconde, et le mouvement de la lumi\u00e8re \u00e0 travers l'espace et le temps.\u00a0 Bien que cela ne rel\u00e8ve pas du domaine du suivi et de l'\u00e9valuation, il s'agit d'un exemple fantastique d'un consultant qui \u00e9tait plus attach\u00e9 \u00e0 ses propres id\u00e9es et \u00e0 sa propre m\u00e9thodologie qu'aux besoins des utilisateurs finaux<\/span>du point de vue de la valeur, le temps et les ressources investis dans la cr\u00e9ation de diagrammes des champs magn\u00e9tiques terrestres et dans leur mise en relation avec le logo Pepsi n'apportent que peu de valeur ajout\u00e9e aux chefs de projet et au d\u00e9partement marketing. <\/span><\/p>

Comment Octopus Consulting and Insight (OCI) proc\u00e8de-t-il \u00e0 l'\u00e9valuation ax\u00e9e sur l'utilisation ?<\/span><\/p>

Le BEC s'engage \u00e0 cr\u00e9er des rapports qui peuvent \u00eatre utilis\u00e9s par les organisations pour apprendre, innover et se d\u00e9velopper. Nous cherchons non seulement \u00e0 pr\u00e9senter des r\u00e9sultats fond\u00e9s sur des donn\u00e9es probantes, mais aussi \u00e0 faire en sorte que l'ensemble du projet r\u00e9ponde aux besoins des utilisateurs finaux, en particulier des parties prenantes locales. Parfois, un rapport de deux cents pages avec de nombreuses annexes d\u00e9crivant un ph\u00e9nom\u00e8ne ou un sc\u00e9nario complexe est n\u00e9cessaire, comme dans le cas d'un projet de recherche approfondi. D'un autre c\u00f4t\u00e9, la plupart des organisations recherchent un rapport qui d\u00e9crira de mani\u00e8re claire et concise les principaux r\u00e9sultats du processus d'\u00e9valuation, en maximisant les graphiques et les visualisations faciles \u00e0 utiliser qui peuvent \u00eatre pr\u00e9sent\u00e9s au personnel, aux partenaires, aux donateurs et aux participants locaux au projet. Les \u00e9l\u00e9ments de preuve doivent \u00eatre concrets et clairs, avec des recommandations exploitables, tout en \u00e9tant courts.<\/span><\/p>

L'\u00e9valuation ax\u00e9e sur l'utilisation comporte deux \u00e9l\u00e9ments essentiels : (1) l'identification claire des utilisateurs finaux et (2) l'alignement intentionnel sur les besoins des utilisateurs finaux tout au long du processus. L'identification claire des utilisateurs finaux devrait \u00eatre possible \u00e0 la lecture des termes de r\u00e9f\u00e9rence, mais peut parfois n\u00e9cessiter des \u00e9claircissements suppl\u00e9mentaires lors des r\u00e9unions initiales et d'une discussion rapide avec les principales parties prenantes sur le terrain (voir l'image ci-dessous d'une discussion de groupe avec des femmes en RDC). Les utilisateurs pr\u00e9vus d'un rapport sont plus susceptibles d'utiliser les r\u00e9sultats s'ils ont le sentiment de s'approprier le processus et s'ils sont activement impliqu\u00e9s, ce qui commence pendant le processus initial (r\u00e9unions et rapport initial). De m\u00eame, leurs attentes et celles des participants au projet\/programme doivent \u00eatre s\u00e9rieusement prises en compte. Les utilisateurs vis\u00e9s doivent \u00eatre au centre des pr\u00e9occupations lors de l'\u00e9laboration des questions d'\u00e9valuation, de la conception de la m\u00e9thodologie, y compris des m\u00e9thodes d'analyse, et du rapport final.\u00a0<\/span><\/p>

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FGD avec des femmes en RDC<\/p><\/div>

De plus, Octopus Consulting and Insight conna\u00eet les normes d'\u00e9valuation des programmes en mati\u00e8re d'utilit\u00e9, de faisabilit\u00e9, de propri\u00e9t\u00e9 et d'exactitude (d\u00e9finies et \u00e9tablies par l'Organisation de coop\u00e9ration et de d\u00e9veloppement \u00e9conomiques (OCDE)), et s'efforce de respecter et de d\u00e9passer ces normes. Les normes d'utilit\u00e9 guident le BEC dans la cr\u00e9ation de rapports qui r\u00e9pondront et d\u00e9passeront les besoins de l'organisation contractante, que ce soit pour un usage interne ou externe. D\u00e8s le d\u00e9but, nous donnons la priorit\u00e9 aux discussions sur l'utilisation des rapports, en recherchant des r\u00f4les qui contribueront r\u00e9ellement \u00e0 l'apprentissage organisationnel et au d\u00e9veloppement des programmes. En fait, un bon rapport peut \u00eatre fondamental pour d\u00e9velopper un syst\u00e8me de partage des connaissances sur le programme, qui permettra au programme de devenir une opportunit\u00e9 d'apprentissage pour tous. D'apr\u00e8s l'exemple pr\u00e9sent\u00e9 dans l'introduction, il est probable que les principaux utilisateurs de ce rapport \u00e9taient des gestionnaires disposant de peu de temps. Si les consultants l'avaient appris lors de leur processus d'alignement initial, ils auraient compris la n\u00e9cessit\u00e9 d'un rapport beaucoup plus concis. Les besoins d'information des diff\u00e9rentes parties prenantes sont diff\u00e9rents, tels que les donateurs, les parties prenantes locales du projet, les cadres dirigeants, le personnel de terrain, etc. et doivent \u00eatre une priorit\u00e9 dans le processus d'\u00e9valuation. <\/span><\/p>

Ressources compl\u00e9mentaires<\/b><\/span><\/p>

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Patton, MQ. (2021) <\/span>Utilization Focused Evaluation<\/span>. (Fifth Edition) Sage Publications.\u00a0<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Imagine this scenario.  The evaluation team has just completed an exceptionally challenging assignment. After weeks of planning, preparation, data collection, and analysis – they have finalized their two-hundred page report, complete with tables, figures, and appendices. Their in-depth analyses have discovered long-lost insights into the social value of the project and formulated evidence-based recommendations for the organization to move forwards. …<\/p>","protected":false},"author":10,"featured_media":3016,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[67,74],"tags":[],"class_list":["post-3011","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-consulting-services","category-value-chain-infrastructure"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/octopusworldwide.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3011"}],"collection":[{"href":"https:\/\/octopusworldwide.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/octopusworldwide.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/octopusworldwide.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/users\/10"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/octopusworldwide.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3011"}],"version-history":[{"count":24,"href":"https:\/\/octopusworldwide.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3011\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3267,"href":"https:\/\/octopusworldwide.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3011\/revisions\/3267"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/octopusworldwide.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media\/3016"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/octopusworldwide.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3011"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/octopusworldwide.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=3011"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/octopusworldwide.com\/fr\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=3011"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}